Livraisons aux clients. Appels de service. Voyages d’affaires. Les organisations comptent sur le fait d’avoir les véhicules dont elles ont besoin, quand et où elles en ont besoin, pour assurer le bon fonctionnement de leur entreprise. Mais pour les entreprises plus récentes, les petites entreprises, les organismes gouvernementaux et d’autres organisations qui n’ont peut-être pas de gestionnaire de transport dédié ou d’années d’expertise en matière de parc de véhicules, il peut être difficile de savoir quand il est préférable de rembourser les employés pour l’utilisation de leurs propres voitures, quand louer les véhicules dont vous avez besoin et quand une location ou un achat pourrait être le meilleur choix. Lorsque vous pesez les options disponibles, il est important de tenir compte de l’impact global sur vos résultats financiers.
Bien que l’achat ou le crédit-bail puisse sembler être la voie évidente, le fait de lier du capital pour plusieurs années à la fois pourrait signifier se retenir sur d’autres initiatives où l’argent pourrait avoir un impact plus significatif. En revanche, louer pour couvrir les besoins en véhicules à long terme peut offrir plus de flexibilité, mais peut être moins rentable à long terme.
Savoir quelle méthode utiliser et quand est essentiel pour optimiser la stratégie de votre organisation en matière de véhicules. Dans ce guide, nous détaillerons les avantages de la location par rapport à un bail afin que vous puissiez faire le choix qui convient le mieux à la croissance et au succès de votre entreprise.
Connaissez vos options : comprendre la location et la location à bail de véhicules à usage commercial
- Location d’un véhicule pour les affaires : Comment cela fonctionne
- Location à bail d’un véhicule pour les affaires : Comment cela fonctionne
Location d’un véhicule pour les affaires : Comment cela fonctionne
Qu’il s’agisse de récupérer une voiture à l’aéroport lors d’un appel de vente ou de réserver un camion cube ou une fourgonnette utilitaire pour augmenter les capacités de livraison pendant la période des Fêtes, la location d’une voiture, d’une fourgonnette ou d’un camion implique d’emprunter ce véhicule auprès d’un fournisseur de location, comme Enterprise et National Car Rental, pour une durée prédéterminée à un tarif convenu.
Les caractéristiques suivantes sont communes aux contrats de location :
- Durée de la location : Les contrats de location couvrent généralement plusieurs jours, semaines ou mois.
- Paiements de location d’une voiture : Les frais de location sont le plus souvent calculés à un tarif quotidien ou hebdomadaire, bien que des tarifs spéciaux puissent être disponibles. Le paiement est généralement garanti par une carte de crédit et facturé au retour du véhicule, bien que certains partenaires comme Enterprise puissent offrir d’autres solutions de facturation.
- Sélection de véhicules : Les entreprises de location offrent généralement une gamme de catégories de véhicules et une variété de marques et de modèles dans chaque catégorie. Les choix comprennent souvent les modèles récents de berlines économiques, intermédiaires, pleine grandeur et de luxe, de camionnettes, de VUS et de fourgonnettes de tourisme. Enterprise et National, par exemple, offrent plus de 300 marques et modèles de véhicules. Les locations de camions et de fourgonnettes commerciaux peuvent également être offertes par des fournisseurs comme Enterprise Truck Rental, qui offre une grande variété de véhicules légers à moyens, des camionnettes aux fourgonnettes utilitaires, en passant par les camions cubes et les camions à ridelles.
- Entretien et réparation : La société de location est responsable de l’entretien et des réparations réguliers du véhicule.
- Couverture d’assurance et protection contre les dommages : La couverture d’assurance est requise et peut être fournie par la police personnelle du locataire. Certaines cartes de crédit offrent également une couverture pour les voitures de location, mais il est important de savoir quand et comment cette couverture s’applique. De plus, les fournisseurs de location offrent généralement des produits de protection complémentaire, comme des exonérations en cas de dommages et une assurance responsabilité supplémentaire, qui peuvent être incluses dans les ententes personnalisées.
- Exigences relatives aux conducteurs : Les locataires doivent détenir un permis de conduire valide, une carte de crédit et une police d’assurance, et satisfaire aux exigences en matière d’âge décrites par la société de location de voitures.
Location à bail d’un véhicule pour les affaires : Comment cela fonctionne
La location à bail peut être un choix populaire pour les entreprises ayant des besoins qui s’étendent sur un an ou plus. Les contrats de location d’entreprise sont généralement classés en deux catégories : le crédit-bail simple et le crédit-bail aléatoire. Chacun possède des caractéristiques uniques, et choisir celui qui convient dépend de vos besoins, de vos préférences et de vos priorités.
Crédit-bail aléatoire
Les contrats de crédit-bail aléatoire, tels que ceux offerts par Enterprise Fleet Management, permettent une plus grande flexibilité :
- Durée du contrat : Les contrats de crédit-bail aléatoire sont basés sur une date de remplacement estimée (généralement après un minimum de 12 mois) qui peut être prolongée à coup d’un mois ou résiliée en tout temps sans pénalité après que la période initiale convenue a été respectée.
- Paiements du crédit-bail : Les paiements du crédit-bail aléatoire sont basés sur la valeur résiduelle estimée du véhicule, c’est-à-dire sa valeur à la fin du bail. Les deux parties sont d’accord sur cette estimation et la dépréciation associée est répartie sur la durée du contrat et couverte par des paiements mensuels égaux. Au retour du véhicule, la différence entre sa valeur marchande réelle et la valeur résiduelle estimée est calculée pour déterminer si des paiements supplémentaires sont nécessaires. Si la valeur marchande réelle est inférieure à la valeur prévue, le locataire paie la différence, mais si elle est plus élevée, il peut récupérer de l’argent.
- Restrictions relatives au kilométrage et à l’utilisation : Dans la plupart des cas, il n’y a pas de limites de kilométrage ou de frais évalués pour des dommages excessifs ou une usure normale, car toute perte de valeur associée au-delà de ce qui a été estimé initialement est payée par le locataire à la fin du contrat. Plus la valeur résiduelle du véhicule a été prévue avec précision, moins il est probable que des paiements supplémentaires soient nécessaires.
- Fin de la durée : Une fois la période minimale initiale atteinte, les entreprises ont généralement la possibilité de prolonger la location sur une base mensuelle, de retourner le véhicule ou de l’acheter pour la valeur résiduelle estimée convenue au début du bail. Si le véhicule est retourné, le bailleur le vend, déterminant sa valeur marchande réelle. Si cette valeur est supérieure à la valeur résiduelle estimée, le locataire reçoit de l’argent, mais si elle est inférieure, il est responsable de la différence.
Crédit-bail simple
Les locations à crédit-bail simple sont semblables à celles que vous pourriez trouver chez un concessionnaire automobile lorsque vous magasinez un véhicule personnel :
- Durée du contrat : Le crédit-bail simple est exécuté pendant une période précise indiquée au début du contrat de location lorsque celui-ci est signé. Bien que des baux simples plus courts et plus longs existent, ils sont souvent pour une période de deux à cinq ans.
- Paiements du crédit-bail : Les paiements pour le crédit-bail simple sont fixés au début de l’entente, sans qu’aucun paiement supplémentaire ne soit exigible, à condition que les conditions du contrat de location soient respectées.
- Restrictions relatives au kilométrage et à l’utilisation : Le crédit-bail simple est souvent assorti de limites de kilométrage et d’allocations pour usure « normale ». Le non-respect de ces conditions en dépassant les limites de kilométrage ou en retournant le véhicule dans un état pire que prévu ou en cas d’usure excessive peut entraîner des sanctions sévères.
- Fin de la durée : Généralement, le véhicule loué est retourné à la fin de la durée du contrat. Le retour anticipé, si cela est autorisé, peut être coûteux. Selon les détails du contrat, vous pouvez également avoir la possibilité d’acheter le véhicule à la fin du contrat de location à un prix convenu.
Autres solutions pour le transport commercial
- Remboursement du kilométrage
- Immatriculation du véhicule
Remboursement du kilométrage
Souvent utilisé pour les voyages dans une région (courant en ventes) ou pour les cadres qui reçoivent une indemnité pour usage de véhicule dans le cadre de leur programme de rémunération, le remboursement du kilométrage est un moyen de rembourser les employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Les entreprises peuvent choisir de rembourser leurs employés et le montant à rembourser, bien que de nombreuses entreprises utilisent le tarif pour le kilométrage standard déterminé chaque année par l’ARC.
- Sécurité et fiabilité des véhicules : Étant donné que le véhicule appartient à l’employé, vous n’avez généralement rien à redire quant à son entretien, son âge ou son état. Avec l’âge moyen des véhicules canadiens à 10,5 ans, selon une présentation mondiale S&P à la conférence nationale de l’AIA du Canada de 2024, il y a de bonnes chances que les véhicules de vos employés soient beaucoup plus vieux que les véhicules d’un à trois ans typiques d’une voiture de location. De plus, selon un récent sondage mené auprès de Compare the Market, 35 % des Canadiens admettent ignorer le calendrier d’entretien suggéré de leur véhicule, opter pour l’entretien de leur véhicule seulement en cas de problème, lorsqu’ils peuvent se le permettre ou avant un grand voyage. Cette situation soulève des inquiétudes quant à la sécurité et à la fiabilité des véhicules personnels utilisés pour les activités professionnelles.
- Frais de remboursement : Si, comme de nombreuses organisations, vous remboursez vos employés en utilisant le tarif pour le kilométrage professionnel standard déterminé et mis à jour annuellement par l’ARC, vous pourriez dépenser plus que ce dont vous avez besoin – près de 70 % de plus par kilomètre que les clients de location d’affaires travaillant avec Enterprise1.
- Apparence et condition du véhicule : Comme pour l’entretien, il se peut que vous ne puissiez pas gérer l’apparence de ces véhicules, ce qui peut influencer la perception publique de votre marque d’entreprise ou de votre agence gouvernementale.
« Nous avons tous vécu cela d’une certaine manière », déclare Dusty Federko, vice-président adjoint du développement de la mobilité chez Enterprise Mobility. « Vous entrez dans un magasin ou un restaurant et la première chose que vous remarquez est son apparence, si l’endroit est propre, si le décor est périmé. Avant même qu’ils n’aient eu la chance de vous saluer, vous vous forgez une opinion sur cette entreprise. Ce n’est pas différent pour les employés que vous envoyez sur le terrain. S’ils se présentent dans un vieux véhicule, dont la peinture décolle, qu’il y a de la rouille ou même si la voiture n’a besoin que d’un bon lavage, ces éléments ont tous le potentiel d’avoir un impact négatif sur la perception de votre marque. »
Immatriculation du véhicule
De nombreuses entreprises choisissent d’acheter les véhicules dont elles ont besoin, mais la propriété ne sera pas le choix le plus efficace ou le plus rentable dans toutes les situations.
- Coût initial : Que vous financiez le véhicule par l’intermédiaire d’un prêt ou que vous le payiez en totalité, son achat nécessite souvent un paiement important.
- Restrictions relatives au kilométrage et à l’utilisation : En tant que propriétaire, vous n’avez aucune restriction, mais il est essentiel de prendre en compte la valeur de revente pour maximiser votre investissement dans votre véhicule.
- Entretien et réparation : En tant que propriétaire du véhicule, vous êtes responsable de tous les coûts d’entretien et de réparation.
- Personnalisation : La propriété signifie que vous avez la liberté d’ajouter la marque de l’entreprise et d’apporter toute autre modification que vous souhaitez.
- Temps d’arrêt du véhicule : Les fonds investis dans la propriété du véhicule ne peuvent pas être facilement réattribués lorsque le véhicule n’est pas utilisé et que les versements mensuels du prêt, le cas échéant, continuent jusqu’à ce que le prêt ait été entièrement remboursé.
« Disons que vous avez besoin de 45 véhicules en service pour gérer votre saison occupée, mais le reste de l’année, vous pouvez facilement travailler avec 40. Si vous achetez ces cinq véhicules pour répondre à cette hausse de demande, ils seront inactifs une fois que l’entreprise reviendra à des niveaux normaux », explique Roan Oropesa, directeur du marketing gouvernemental pour Enterprise Fleet Management. « Ces longues périodes de temps d’arrêt sont un bon signe que l’argent dépensé pour acquérir ces véhicules aurait probablement pu être mieux utilisé ailleurs. »
Location de voiture par rapport à la location à bail : laquelle convient le mieux à votre entreprise?
Chaque méthode d’acquisition de véhicule présente ses propres avantages uniques qui peuvent le rendre préférable pour certaines organisations et dans certaines situations. Il est sage de tenir compte de tous les facteurs avant de décider d’une voie.
Comment le véhicule sera-t-il utilisé?
Les besoins en matière de transport d’un employé qui se rend à un congrès à quelques heures du bureau sont très différents de ce qui est requis par une fourgonnette de livraison qui fait des arrêts partout dans la ville ou une entreprise de construction qui cherche à ajouter un camion spécialisé à son parc de véhicules.
La personnalisation constitue également un facteur. Est-il important que la voiture porte la marque de votre organisation ou une peinture standard pour une location suffit? Avez-vous besoin d’un camion réfrigéré pour vous assurer que vos livraisons arrivent en toute sécurité à la bonne température ou d’une fourgonnette utilitaire standard?
En plus de simplement identifier le bon véhicule avec les bonnes caractéristiques pour le travail, l’utilisation prévue peut fournir un aperçu du kilométrage et de l’usure prévus, ce qui peut vous aider à déterminer si un contrat de crédit-bail (et quel type), de location ou une autre solution vous conviendra le mieux.
À quelle fréquence et pendant combien de temps le véhicule est-il nécessaire?
Votre entreprise a-t-elle besoin d’une voiture quelques fois par année ou pour une utilisation quotidienne? Le besoin est-il constant ou seulement pour répondre à une augmentation temporaire de la demande ou pour combler l’écart pendant qu’un autre véhicule se trouve dans l’atelier? En général, vous voudrez minimiser les temps d’arrêt en optimisant votre parc grâce à un mélange de solutions flexibles pour les besoins à court terme et les investissements à long terme.
Quand avez-vous besoin du véhicule?
Prévoyez-vous un remplacement dont vous aurez besoin dans un an ou avez-vous une demande urgente qui nécessite d’avoir le bon véhicule prêt dans quelques jours? Si vous pouvez louer un véhicule en quelques minutes, il vous faudra plus de temps pour conclure un contrat de location à bail ou effectuer une transaction d’achat.
Quelle est la meilleure solution pour votre budget?
Bien que les économies de coûts aient tendance à être universellement attrayantes, le calendrier, les conditions du marché, la position de trésorerie et d’autres facteurs peuvent avoir une incidence sur la viabilité et l’attrait de chaque option de transport. Par exemple, si la propriété est le meilleur choix pour répondre à des demandes fréquentes et continues, il peut ne pas être logique d’acheter un véhicule sans contrat si vous devez libérer des liquidités pour une autre dépense critique. La location à bail offre un autre mécanisme de financement qui libère du capital pour d’autres besoins.
La volonté de votre organisation de prendre en charge le risque d’amortissement est également un facteur à prendre en compte lors de la décision sur la bonne méthode d’acquisition de véhicules. Par exemple, ceux qui sont plus à l’aise avec le risque peuvent préférer un contrat de location à durée indéterminée, tandis qu’un contrat de location à durée limitée ou une autre solution pourrait être un meilleur choix pour l’aversion du risque.
Le point sur la location ou la location à bail de véhicules pour les entreprises
Étant donné le nombre important de facteurs en jeu, la réponse à la question sur les véhicules d’affaires sera non seulement unique à chaque organisation, mais elle peut varier en fonction du cas d’utilisation individuel, ce qui rend une stratégie qui combine plusieurs méthodes d’acquisition souvent la plus rentable. Un partenaire de mobilité doit offrir des conseils d’experts pour vous aider dans votre prise de décision, mais voici un aperçu général de certaines situations courantes :
La location d’un véhicule pourrait être le meilleur choix pour :
- Voyage professionnel
- Projets à court terme et besoins saisonniers
- Couverture pendant qu’un autre véhicule est en atelier pour des réparations
- Remplir le vide jusqu’à la signature d’un contrat de location à bail ou d’achat
- Explorer les nouvelles fonctionnalités et capacités de véhicule avant de choisir un modèle ou une marque spécifique
- Essayer l’électrification et mettre à l’essai un véhicule électrique
- Impressionner un client potentiel ou un client de grande valeur
- Garder ses flux de trésorerie et limiter l’investissement initial
- Simplifier les rapports de dépenses et réduire la complexité comptable
- Accès facile aux véhicules à plusieurs endroits
- Entretien entièrement couvert
Le partenariat avec Enterprise et National vous donne, à vous et à vos employés, la liberté de louer facilement quand et où vous en avez besoin. Et avec des milliers d’emplacements dans plus de 90 pays dans le monde, nous avons ce qu’il vous faut.
La location à bail d’un véhicule pour les affaires pourrait être la bonne décision dans les cas suivants :·
- Vous avez besoin que quelqu’un prenne en charge la gestion de parc de votre entreprise
- Vous souhaitez être proactif, en utilisant vos connaissances pour améliorer l’efficacité
- Vous aimeriez acheter, mais votre budget ne permet pas un versement initial d’achat
- Le véhicule sera utilisé régulièrement et de façon constante
- Vous voulez avoir la chance d’accroître la valeur de votre parc sans sacrifier la flexibilité
- Vous ne voulez pas vous inquiéter de la gestion d’un parc de véhicules vieillissant
- Vous préféreriez mettre à niveau vos véhicules vers des modèles plus récents toutes les quelques années
- Votre entreprise est nouvelle et a besoin de renforcer sa crédibilité financière
- Vous voulez commander à l’usine les bons véhicules pour la tâche
- Vous voulez inscrire votre marque sur votre véhicule
- Vous avez besoin d’une marque et d’un modèle précis
Il y a beaucoup de choses à prendre en compte pour sécuriser un transport fiable qui répond aux besoins de votre exploitation. Enterprise est là pour vous aider. Faisant partie d’Enterprise Mobility, nous offrons une vaste gamme de solutions de véhicules, de la location d’affaires à la gestion de parc stratégique et pratique.