Mais quand est-il plus logique pour vos employés de louer un véhicule plutôt que de conduire eux-mêmes et d’être remboursés? Dans certaines situations, en particulier pour les longs voyages ou les voyages fréquents, la location peut offrir une solution plus économique et plus efficace. Ce guide vous expliquera les éléments essentiels du remboursement du kilométrage, comment déterminer quand une location est le meilleur choix et comment créer une politique qui profite à votre entreprise autant qu’à vos employés.
Pourquoi il vous faut une politique de remboursement du kilométrage d’entreprise
Les politiques de remboursement du kilométrage ne sont pas seulement des outils administratifs. Ces politiques peuvent vous aider à gérer vos finances, à maintenir la transparence et à vous assurer que vos employés ne paient pas de leur poche des frais de déplacement liés à des activités professionnelles. Toutefois, dans les cas où l’utilisation d’un véhicule personnel devient plus coûteuse ou peu pratique, un véhicule de location peut offrir des avantages supplémentaires.
Avantages d’établir une politique de remboursement du kilométrage
Une politique de remboursement du kilométrage bien définie offre plusieurs avantages, notamment :
• Minimiser la confusion : Des lignes directrices clairement définies garantissent que les employés savent quels déplacements sont admissibles au remboursement et comment gérer les dépenses liées aux déplacements, ce qui réduit l’ambiguïté et établit les attentes pour toutes les parties concernées.
• Assurer la cohérence : L’établissement d’un tarif fixe pour le kilométrage et d’un seuil maximal pour la distance parcourue lors du remboursement des déplacements des employés dans les véhicules personnels peut permettre une planification budgétaire plus précise et plus cohérente. L’établissement de telles normes facilite la prédiction des frais de déplacement et peut aider à réduire les coûts en dirigeant les employés vers d’autres options, comme la location d’un véhicule, lorsque de plus longues distances font du remboursement du kilométrage le choix le moins rentable.
• Assurer la conformité juridique : Bien que la loi fédérale ne demande pas le remboursement du kilométrage, les tarifs de remboursement varient selon la province. Assurez-vous que votre politique est conforme aux réglementations locales et consultez un conseiller juridique au besoin.
Quand devriez-vous envisager une location au lieu de rembourser le kilométrage?
Si le remboursement du kilométrage peut convenir pour les courts voyages ou les déplacements peu fréquents, il existe des situations où la location d’un véhicule est plus rentable et bénéfique pour vos employés et votre entreprise. Voici quelques facteurs clés à prendre en considération pour décider si une location est la meilleure option :
• Durée du voyage : pour les longs voyages, le remboursement du kilométrage pour les employés qui conduisent leur propre véhicule peut rapidement devenir coûteux. À un certain moment (une analyse des clients actuels de Location commerciale d’Enterprise place la ligne à 160 kilomètres et plus), la location d’une voiture devient souvent le choix le plus économique.
• Fréquence des déplacements : Si vos employés voyagent fréquemment pour le travail, le remboursement au tarif normal pour le kilométrage de l’entreprise pourrait ne pas suffire à compenser l’usure accrue des véhicules personnels. Offrir une location dans de tels cas peut aider à protéger les travailleurs contre les frais de véhicule personnels non remboursables associés à tout entretien, service ou remplacement supplémentaire ou accéléré qui pourrait être requis en raison d’une utilisation supplémentaire.
• Devoir de diligence : donner la priorité à la sécurité des employés signifie réduire les risques, et cela inclut pendant les déplacements professionnels. Quand les employés utilisent leur véhicule personnel pour les déplacements professionnels, les entreprises ont souvent peu ou pas d’informations sur la sécurité, la fiabilité et l’état de la voiture, et ne peuvent rien y changer. En revanche, un partenariat avec un fournisseur de location comme Enterprise ou National peut aider à s’assurer que les membres de l’équipe sont pris en charge avec un véhicule récent et bien entretenu.
• Perception de la marque et image de l’entreprise : Lors de voyages où les employés interagiront avec des clients potentiels, des clients ou des partenaires, et surtout dans les cas où l’on pourrait s’attendre à ce que le client ou le partenaire monte dans la voiture, la voiture devient une représentation de la marque de l’employeur. Le fait de choisir une location peut vous aider à présenter une image professionnelle d’entreprise.
• Exigences spéciales : Pour les voyages qui nécessitent des véhicules de plus grande capacité (p. ex., le transport d’équipement ou de plusieurs passagers), le remboursement des kilomètres parcourus avec des véhicules personnels peut ne pas être une option. Un véhicule de location peut vous offrir la bonne solution pour vos besoins spécifiques.
Les locations commerciales pour les entreprises coûtent en moyenne 0,43 $ le kilomètre. Comparativement au tarif pour le kilométrage normal de l’ARC de 0,73 $ le kilomètre, ce qui représente près de 70 % d’économies, ce qui rend le choix de louer un véhicule facile.
Structuration de la politique de remboursement du kilométrage de votre entreprise
1. Commencer par des directives claires
Votre politique devrait inclure une explication claire de son but, tout en fournissant des directives sur quand le remboursement des kilomètres est disponible ainsi que toutes les restrictions qui peuvent s’appliquer.
2. Établir un tarif pour le remboursement du kilométrage
Les entreprises peuvent rembourser le kilométrage de leurs employés à n’importe quel tarif, ou même pas du tout, à condition qu’ils soient conformes à la loi. Toutefois, le tarif pour le kilométrage standard de l’ARC est couramment utilisé pour la simplicité et la cohérence qu’il procure. Que votre entreprise utilise le tarif standard de l’ARC ou une autre méthode, décrire les détails de la politique de remboursement de votre entreprise peut aider à établir des attentes claires pour vos employés en déplacement
3. Décrire les solutions de rechange au remboursement du kilométrage
S’il y a des situations où le remboursement du kilométrage ne peut être offert ou n’est pas le choix privilégié, il est recommandé de les indiquer également dans votre politique. Par exemple, si votre entreprise estime qu’il est plus rentable d’offrir une voiture de location pour des voyages sur une certaine distance, indiquer les lignes directrices, ainsi qu’une comparaison des coûts et des instructions pour effectuer des réservations de location, peut aider à assurer la compréhension et la conformité des employés.
4. Préciser quand et comment soumettre les réclamations
Établissez un processus simplifié permettant aux employés de traiter les demandes de remboursement du kilométrage, y compris les échéances ou les exigences nécessaires pour les soumettre. La communication claire des renseignements et des documents nécessaires, comme la date du déplacement (p. ex., la destination et le but) et les reçus détaillés, peut aider à assurer le respect de la politique tout en permettant un suivi précis et des remboursements en temps opportun.
5. Vérifier et mettre régulièrement à jour la politique
Au fur et à mesure que le marché évolue, il est important de tenir à jour votre politique de remboursement du kilométrage et de location de voyage. Des révisions régulières garantissent que votre politique reste à jour et rentable.
En fin de compte
La création d’une politique de remboursement du kilométrage claire et efficace est essentielle pour toute entreprise dont les employés voyagent fréquemment. Cependant, dans de nombreux cas, la location d’un véhicule au lieu de rembourser le kilométrage peut vous faire économiser de l’argent et offrir une meilleure expérience à vos employés.